POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PROTECCIÓN DE HABEAS DATA (Versión Actualizada – Incluye Marketing y Seguimiento Comercial) Empresa: Luis Ropero Tecnologías en Seguridad y Comunicaciones S.A.S. Marca registrada: CITOPLUS – Citofonía Virtual NIT: 900.420.233-6 Dirección: Calle 100 #60-04, Oficina 206, Bogotá D.C., Colombia Teléfono: 317 7710 708 Correo electrónico: info@citoplus.com Encargada de Protección de Datos (DPO): Andrea Cortés Correo del DPO: privacidad@citoplus.com 1. OBJETIVO La presente política tiene como objetivo establecer las condiciones bajo las cuales Luis Ropero Tecnologías en Seguridad y Comunicaciones S.A.S. (en adelante, “la Empresa”) realiza el tratamiento de datos personales en el marco de la prestación del servicio de citofonía virtual CITOPLUS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normativa vigente sobre protección de datos personales en Colombia. Esta política aplica a los datos personales de clientes (copropiedades), sus representantes legales, y los residentes y propietarios cuyos datos son gestionados a través de la plataforma CITOPLUS, conforme a los roles y responsabilidades definidos en este documento. 2. DEFINICIONES • Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable. • Titular: Persona natural a quien pertenecen los datos personales. • Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación o eliminación. • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de datos. En este caso, Luis Ropero Tecnologías en Seguridad y Comunicaciones S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y representantes legales. • Encargado del tratamiento: Persona que trata datos por cuenta del responsable. En este caso, la Empresa actúa como encargada del tratamiento respecto a los datos personales de residentes y propietarios, cuyos datos son proporcionados por el cliente (copropiedad). • Habeas Data: Derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales. • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales. • Transferencia de datos: Envío de datos personales a un receptor ubicado en otro país, sea dentro o fuera del territorio nacional. • Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. La Empresa declara que no recaba ni trata datos sensibles. 3. DATOS PERSONALES RECOPILADOS La Empresa recaba y trata los siguientes datos personales, según el perfil del titular: a) Clientes (copropiedades) • Nombre del conjunto residencial o empresa • NIT • Dirección física • Teléfono de contacto • Correo electrónico • Usuario y contraseña de acceso a la plataforma administrativa b) Representantes legales del cliente • Nombre completo • Número de identificación (cédula o NIT) • Teléfono • Correo electrónico c) Residentes y propietarios • Nombre completo • Teléfonos de contacto (fijo y/o móvil) • Correo electrónico • Usuario y contraseña de acceso a la plataforma de usuarios • Información de ubicación dentro del conjunto (torre, apartamento, oficina) Nota: Los datos de los residentes y propietarios son proporcionados por el cliente (copropiedad), quien actúa como responsable del tratamiento. La Empresa actúa como encargada del tratamiento de estos datos, limitándose a procesarlos para la prestación del servicio contratado. 4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades: 1. Identificar al cliente y su representante legal para la gestión contractual, facturación, soporte técnico y comunicación comercial. 2. Habilitar el acceso seguro a la plataforma CITOPLUS mediante credenciales de usuario. 3. Facilitar la comunicación en tiempo real entre la portería del cliente y los residentes/proprietarios mediante tecnología VoIP (Voz sobre IP). 4. Enviar notificaciones automáticas por WhatsApp, Telegram o correo electrónico sobre: • Mensajes pendientes en la portería • Ingreso y salida de visitantes • Comunicaciones internas enviadas por el cliente 5. Gestionar procesos de calidad, soporte técnico y mejora continua del servicio. 6. Realizar actividades de mercadeo, promoción y fidelización del servicio CITOPLUS, tales como el envío de ofertas, novedades, actualizaciones funcionales y encuestas de satisfacción. 7. Gestionar y realizar seguimiento a procesos comerciales y de negocios, incluyendo prospección, análisis de interés en servicios adicionales, gestión de oportunidades de venta y evaluación de desempeño comercial, con el fin de mejorar la oferta de servicios y la experiencia del cliente. 5. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO El tratamiento de datos personales se fundamenta en: • Ejecución de un contrato: Para el tratamiento de datos de clientes y representantes legales, derivado del contrato de prestación de servicios. • Consentimiento: Para el envío de comunicaciones comerciales, prospección de nuevos servicios y seguimiento de procesos de negocios, cuando no estén cubiertos por la ejecución del contrato. • Interés legítimo: Para actividades de seguimiento comercial y análisis interno de desempeño, siempre que no prevalgan sobre los derechos del titular. • Responsabilidad del cliente: El cliente (copropiedad) es responsable de obtener y gestionar el consentimiento de los residentes antes de cargar sus datos a la plataforma. La Empresa actúa como encargada del tratamiento bajo instrucciones del cliente. Se informa que los titulares pueden revocar su autorización para fines comerciales en cualquier momento, sin afectar la prestación del servicio contratado. 6. DERECHOS DE LOS TITULARES Los titulares de datos personales tienen derecho a: 1. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada. 3. Ser informados sobre el uso dado a sus datos. 4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). 5. Revocar la autorización cuando no exista obligación legal o contractual. 📩Cómo ejercer estos derechos: Los titulares pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud a: • Correo electrónico: privacidad@citoplus.com • Dirección física: Calle 100 #60-04, Oficina 206, Bogotá D.C., Colombia La solicitud debe incluir: • Nombre completo y documento de identidad • Descripción clara de la solicitud (actualización, rectificación, supresión, etc.) • Soportes, si aplica La Empresa responderá en un plazo máximo de 10 días hábiles. Si se requiere más tiempo, se informará al titular, sin exceder los 20 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud. 7. MEDIDAS DE SEGURIDAD La Empresa adopta medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, entre las que se incluyen: • Cifrado de datos en tránsito (HTTPS, TLS) y en reposo. • Autenticación de usuarios mediante contraseñas seguras y doble factor (cuando aplica). • Control de acceso basado en roles. • Servidores protegidos con firewalls y monitoreo continuo. • Copias de seguridad periódicas y encriptadas. • Capacitación anual del personal en protección de datos. • Acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros. 8. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS La Empresa utiliza servicios tecnológicos y de infraestructura ubicados fuera de Colombia, lo que implica transferencias internacionales de datos personales. Estas transferencias se realizan bajo las siguientes condiciones: 🔧 Proveedores utilizados: • Akamai Technologies: Red de distribución de contenido (CDN) y seguridad. • Amazon Simple Email Service (SES): Envío de correos electrónicos. • Ocean Digital: Plataforma de VoIP y servicios de comunicación. • Otros proveedores internacionales de servicios cloud y telecomunicaciones. Fundamento legal: 📜 Las transferencias se realizan bajo el amparo del artículo 26 del Decreto 1377 de 2013, que permite la transferencia cuando el responsable haya adoptado medidas de seguridad equivalentes a las exigidas por la normativa colombiana. 🔐 Garantías: Todos los proveedores están sujetos a cláusulas contractuales que exigen el cumplimiento de estándares de protección de datos equivalentes a los de Colombia. La Empresa no realiza transferencias a países sin nivel adecuado de protección sin el consentimiento previo del titular, salvo que estén cubiertas por excepciones legales. 9. PLAZO DE CONSERVACIÓN Los datos personales se conservarán: • Durante la vigencia del contrato de prestación de servicios. • Hasta 30 días después de la terminación del contrato, para efectos de cierre técnico y contable. • Por periodos adicionales si existen obligaciones legales (fiscales, contables, etc.). Transcurrido este tiempo, los datos serán eliminados de forma segura e irreversible. 10. AUTORIZACIÓN Al utilizar el servicio CITOPLUS, los clientes y sus representantes legales otorgan autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales conforme a esta política. Respecto a los residentes y propietarios, el cliente (copropiedad) es responsable de obtener el consentimiento o garantizar el interés legítimo antes de cargar sus datos. El uso del servicio por parte del cliente implica la aceptación de que la Empresa trate estos datos como encargada del tratamiento, únicamente para las finalidades descritas. 11. ENCARGADA DE PROTECCIÓN DE DATOS (DPO) La Empresa ha designado a Andrea Cortés como Encargada de Protección de Datos (DPO), quien tiene como funciones: • Atender solicitudes de los titulares. • Asesorar sobre cumplimiento normativo. • Gestionar incidentes de seguridad. • Actuar como enlace con la Superintendencia de Industria y Comercio. Contacto: privacidad@citoplus.com 12. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA La Empresa puede actualizar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados a través de: • Correo electrónico a clientes • Notificación en la plataforma CITOPLUS • Publicación en el sitio web: www.citoplus.com